Privacybeleid

Dit privacybeleid legt uit hoe Lowkey Automation persoonsgegevens verwerkt bij het gebruik van het adviseursportaal op app.lowkeyautomation.com(hierna: “het Portaal”). Het Portaal is een betaalde dienst voor belastingadvies- en accountancykantoren.

1. Onze rol: verantwoordelijke en verwerker

Voor de gegevens van het Portaal hebben we twee verschillende rollen. Voor de account-, contact- en facturatiegegevens van het kantoor zelf zijn wij verwerkingsverantwoordelijke. Voor de gegevens die een kantoor via het Portaal verwerkt over zijn eigen clienten zijn wij verwerker: het kantoor is dan de verwerkingsverantwoordelijke en wij handelen uitsluitend op zijn instructie. Voor die clientdata sluiten we met het kantoor een verwerkersovereenkomst (zie paragraaf 9).

Lowkey Automation, een eenmanszaak gevestigd te Amsterdam, ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 42057580 (btw NL005462937B30). Contact: privacy@lowkeyautomation.com.

2. Welke gegevens verwerken we?

• Account- en kantoorgegevens: kantoornaam, KvK-nummer, btw-nummer, land, e-mailadres en een wachtwoord (uitsluitend versleuteld als hash opgeslagen, nooit leesbaar).
• Facturatiegegevens: de gegevens die nodig zijn om je per gebruik te factureren. Volledige kaartgegevens worden uitsluitend bij onze betaaldienstverlener verwerkt; het Portaal ziet je kaartnummer niet.
• Clientdata van het kantoor (wij als verwerker): de documenten die je uploadt en de gegevens daarin (zoals naam, adres, fiscale en financiele gegevens, en soms een BSN), je vragen in de chat en de documenten in de dossierreview. Deze verwerken we namens en op instructie van het kantoor.
• Gebruiks- en beveiligingsgegevens: een gebruiksregel per verwerkt document (zonder de inhoud zelf), sessiegegevens en gegevens die nodig zijn voor botbescherming.

3. Doeleinden en rechtsgrond

De account- en facturatiegegevens verwerken we om het Portaal te leveren en je te factureren. De rechtsgrond is de uitvoering van de overeenkomst (artikel 6, lid 1, sub b AVG) en het voldoen aan wettelijke (fiscale) verplichtingen. De clientdata verwerken we uitsluitend om de door het kantoor gevraagde verwerking uit te voeren, op grond van de verwerkersovereenkomst. We gebruiken clientdata niet voor eigen doeleinden, niet voor marketing en niet om AI-modellen te trainen, en we verkopen geen gegevens.

4. Hoe verwerken we de gegevens?

De verwerking en opslag vinden plaats binnen de EU. Een deel van de tools verwerkt geuploade documenten alleen tijdens de bewerking en bewaart ze daarna niet. De chatgeschiedenis en de documenten in de dossierreview worden bewaard tot het kantoor ze verwijdert.

Enkele functies (de chat, de tekstherkenning van geuploade documenten en het opstellen van conceptteksten) worden ondersteund door AI. De AI draait bij een verwerker binnen de EU, leest alleen wat wordt aangeleverd en wordt niet getraind op jouw gegevens. De AI-uitvoer is een hulpmiddel en geen fiscaal advies; de adviseur blijft verantwoordelijk en controleert het resultaat.

5. Verwerkers die we inschakelen

We schakelen externe verwerkers in. De verwerking vindt binnen de EU plaats:

De namen en vestiging van de verwerkers die we inschakelen, maken deel uit van de verwerkersovereenkomst en delen we met (potentiele) kantoor-klanten onder geheimhouding. Vragen kun je stellen via privacy@lowkeyautomation.com.

6. Cookies en lokale opslag

Op de publieke marketing- en aanmeldpagina’s tonen we een cookiebanner. Je kunt kiezen tussen alleen noodzakelijke opslag of ook advertentiemeting toestaan. Je keuze wordt bewaard in lokale opslag en is op elk moment opnieuw in te stellen via de “Cookie-instellingen”-link onderaan de pagina.

• Noodzakelijk (geen toestemming vereist): sessieopslag om je ingelogd te houden en de dienst te laten werken.
• Advertentiemeting (alleen met toestemming): we laden een advertentietag van een advertentieplatform om te meten hoe bezoekers via onze campagnes bij ons terechtkomen. Deze tag slaat niets op en deelt geen gegevens totdat je toestemming geeft; tot die tijd werkt hij in de modus zonder opslag.

Binnen het ingelogde gedeelte van het Portaal worden geen tracking- of advertentiecookies geplaatst. De cookiebanner verschijnt daar niet.

7. Bewaartermijnen

Account- en facturatiegegevens bewaren we gedurende de overeenkomst en daarna zolang de wettelijke (fiscale) bewaarplichten dat vereisen. Clientdata bewaren we niet langer dan nodig: een deel van de tools bewaart uploads niet, en chat- en dossierreviewgegevens blijven tot het kantoor ze verwijdert. Bij beeindiging geven we clientdata terug of verwijderen we die, naar keuze van het kantoor.

8. Doorgifte buiten de EU

De fiscale clientdata blijft binnen de EU. Alleen onze betaaldienstverlener, met een groep in de Verenigde Staten, verwerkt facturatiegegevens (naam, e-mail, land, btw en betaalgegevens), nooit clientdocumenten. Waar een verwerker een moederbedrijf buiten de EU heeft, is doorgifte afgedekt via EU-entiteiten, het EU-US Data Privacy Framework en standaardcontractbepalingen (SCC’s).

9. Verwerkersovereenkomst voor kantoren

Omdat een kantoor verwerkingsverantwoordelijke is voor de gegevens van zijn clienten, sluiten we met elk kantoor een verwerkersovereenkomst (artikel 28 AVG) met bijlagen over de verwerking, de subverwerkers, de beveiligingsmaatregelen en het bewaarbeleid. De verwerkersovereenkomst is op aanvraag beschikbaar via privacy@lowkeyautomation.com.

10. Je rechten

Je hebt recht op inzage, rectificatie, verwijdering, beperking, bezwaar en gegevensoverdraagbaarheid. Voor account- en facturatiegegevens kun je je rechten rechtstreeks bij ons uitoefenen. Voor clientdata loopt een verzoek via het kantoor als verwerkingsverantwoordelijke; wij ondersteunen het kantoor daarbij. Mail je verzoek naar privacy@lowkeyautomation.com.

11. Klachten

Heb je een klacht over hoe we met je gegevens omgaan, neem dan eerst contact met ons op. Je kunt ook een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.